引言

近年来，我国逐渐迈入信息化时代，数字化档案管理系统的应用逐渐成为可能，在此背景下，使得档案管理工作面临着严峻挑战与发展机遇。在数字化档案管理工作中，虽然信息共享的便利能够显著降低管理难度，提升管理效率，但是数据安全与隐私保护等问题不容忽视，若不妥善应对这些挑战，势必会使档案管理工作质效大打折扣。为此，为了能够进一步提升档案管理工作水平，充分发挥出此项工作的真正价值，必须正面各项机遇与挑战，以使档案管理工作真正实现创新发展。

1、新时期档案管理工作面临的机遇

1.1技术的进步

近年来，随着现代化信息技术的快速发展，档案管理工作逐渐由过去的人力管理向着数字化、智能化方向进行转变。在此种先进的档案管理模式下，不仅可以减少人力资源的投入量，降低因人为操作失误而引发的损失，而且还可以将纸质档案转化为电子档案，这将能够有效避免档案资料损毁、丢失等情况出现的可能性，显著提升档案管理工作的整体质量与效率。同时，数字化档案管理还可以使用户在计算机中快速找到自己所需要的资料信息，提高其档案查询效率。由此可见，在新时代环境下，信息技术的应用使档案管理工作迎来了全新发展机遇，相关部门必须深刻意识到此管理模式的重要价值，推动档案管理工作的规范化、现代化发展。

1.2信息共享的便利

现阶段，现代化信息技术的飞速发展及互联网的大范围普及，为档案管理工作的发展指明了全新方向。在互联网的辅助下，档案管理部门能够将电子档案资料上传至云端平台，这则有利于档案信息的快速传递与共享。在此管理模式下，不但能够使档案管理工作效率得到大大提升，切实满足当下更多用户的实质需求，而且还可以让整合管理过程变得更加便利、可靠。同时，在建立了信息化共享平台之后，不同部门之间也能够进行密切的沟通与协作，不再受到以往时间与地域的限制，这将有利于显著提高各部门之间的协作水平。另外，通过登录共享平台后，还可以对各项资料信息进行阅览或使用，这则能够为档案文化的普及与发展，提供有力支持。但需要注意的是，信息化管理模式也会使档案资料受到一些威胁，在此情况下，档案管理部门必须需要对资料的安全保障予以高度重视，以避免引发各种不良问题。

2、新时代档案管理工作面临的挑战

2.1档案管理理念落后

信息时代的到来，为档案管理工作带来了新的突破，通过合理引用新颖的档案管理模式，摒弃传统的管理理念，可以使档案管理工作水平得到进一步提升，充分发挥出档案资料的真正功效。然而，就目前档案管理工作开展现状来看，多数档案管理人员均缺少对档案管理工作的高度重视，在自身工作开展中，仍旧习惯于应用陈旧、老套的管理思维，没有紧跟社会发展步伐，及时创新与改良档案管理方法，在此情况下，则会使当前的档案管理工作早已不能够切实满足社会发展需求。并且，很多管理人员还对现代化信息技术缺少一个充分的了解与掌握，并未全面体现出信息技术的应用优势，这也在很大程度上限制了档案管理工作的发展^[1]。此外，由于部分企业对档案管理的重视度不高，致使各相关信息化管理设施逐渐老旧、淘汰，这样一来，在日常管理操作方面，也会严重限制着档案管理工作的信息化发展进程。

2.2数据安全和隐私保护

通常来讲，与常规档案管理工作模式相比，在数字化档案管理工作模式下，虽然整个管理过程会更加高效、便利，但是也面临着一些新的管理问题，尤其是数据安全与隐私保护，相关管理人员必须要加强对此方面的把控力度。近年来，随着档案资料的全方面数字化改革，档案管理工作已由过去的纸质档案资料向着电子形式进行转变，这虽然能够大大减少档案资料丢失、损坏等情况，但在电子档案管理模式下，往往会面临数据的泄露、病毒感染等问题。例如，如果档案资料需要传输到私人电子设备，而此电子设备中存在病毒，那么在传输过程中就很有可能会反向污染档案管理系统，从而给系统中的资料带来损害。因此，在电子档案管理过程中，必须加强传输、访问管控力度，以保证系统不会受到任何攻击和污染^[2]。同时，档案管系统中的个人隐私也应得到全面保护，在档案使用过程中，必须切实符合法律法规要求，针对一些重要的隐私资料，还应当设置访问权限，以避免遭到不良人士的恶意篡改。此外，在日常管理期间，还应重视系统的升级与维护，这样一来，便可以及时排除系统中潜在的隐患威胁。

3、新时代档案管理工作优化措施探究

3.1提升管理人员的综合素质

在新时代档案管理工作具体开展过程中，档案管理人员作为此项工作开展的重要主体，为进一步提升档案管理水平，企业必须定期组织相关人员参与到专业、正规的教育培训活动之中，以进一步提升其综合素质，进而使其更好地应对管理工作中的各项问题。具体可通过如下几个方面开展：首先，邀请业内专家来向档案管理人员进行技能培训，提升其专业能力和综合素质。在专业能力提升方面，可以将信息化应用技术作为核心培训内容，让档案管理人员在新时代管理方式应用中做出更多突破。而在综合素质提升方面，可以开展专项课题，宣传企业文化，提升员工的责任感和认同感；其次，在人才引进过程中，也要加强对引进人员的审核。在出现档案管理人才缺口时，人力资源应根据实际需求进行人才引进，对应聘人员的过往业绩、履历进行详细审核，确保其具有足够的专业能力和责任心后，再将他们引入到企业之中^[3]。并且，对于新入职的人员，还要进行岗前培训，只有当他们足够了解相关管理要求后，才可以正式开展各项相关作业。此外，企业还可以阶段性安排档案管理人员进行外出学习，入驻到一些信息化管理水平较高的环境进行学习深造，以使其不断提高自身的信息化管理水平，从而推动档案管理工作在今后进行更快速的进行信息化转型与发展。

3.2提高信息化档案管理的服务水平

在新时期背景下，若想进一步提升档案管理工作的信息化水平，需要通过以下几个方面实现：其一，自动化上传和整理档案信息^[4]。一般来讲，在档案管理工作中，会面临大量的档案资料收集与整理任务，而基于信息化技术的应用，可以对这些档案资料进行自动化上传与整理，这无疑能够显著提高资料处理的便捷性与高效性，降低档案管理人员的工作压力。而且，由于自动化设施是由系统自行完成，还避免了出现人为操作失误等问题，大大提高了档案资料的准确度与完整性；其二，在档案数据库建立之后，可以在网络环境进行互通与共享，档案管理部门将系统建立完成之后，相关人员通过授权登录，则能够随时随地阅览各项档案资料，不再受时间与地域的限制，这将有利于提高档案服务水平；其三，在信息化档案管理时代到来后，可以让档案管理与服务工作在线上和线下同时开展，如此，既满足了部分原本客户的需求，还能够很好的适应新时代的发展需要，进而为档案管理工作的全面发展，创造了良好条件。

3.3健全档案安全管理体系

随着电子档案的普及与应用，也引发了一系列安全问题，如若档案管理部门并未对这些问题予以高度重视，则会引发严重后果。因此，身为档案管理工作人员，必须对信息化档案管理工作进行全过程管控，从最初的档案资料收集、存储，以及到中后期的档案使用、保全，都要做好严格、全面的安全管控^[5]。例如，在档案资料数据采集环节，需要应用身份认证机制，以确保所录入的信息安全、可靠。而在档案资料存储期间，可以将本地备份、分布式云存储等多种方式进行结合应用，以此最大限度避免因硬件或软件问题而造成的数据丢失。并且，任何人在使用档案资料时，都要启动加密协议，借此防止档案资料在传输中被恶意窃取。而对于一些重要的资料数据，还应对其进行分级管理，未经授权或级别不够的人员，不能进行阅览和使用。此外，在进行日常管理过程中，还应当加大对于档案管理系统的维护与更新，如果在此环节发现异常情况的存在，必须要在第一时间内采用有效措施来对其加以妥善处理，以进一步提升系统的整体防御性能，进而使档案管理工作实现安全开展。

4、结束语

总而言之，在如今数字化时代背景下，档案管理工作与过去相比发生了翻天覆地的变化，其中某些方面让档案管理工作受益颇多，但在一些方面也使其面临着极其严峻的挑战。为此，为进一步提升档案管理工作的整体质效，相关部门及工作人员应当紧跟社会发展步伐，正面其发展过程中的机遇与挑战，不断提升信息化档案管理服务水平，以更好地满足如今新时期环境下的用户需求，如此便可充分体现出档案管理工作的真正价值，进而为档案管理事业的可持续健康发展，提供有力支持。

参考文献：

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